Лекция 9. Деловое письмо.

Деловое письмо -  это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Письмо – самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов организации. Есть множество разновидностей писем: сопроводительные, гарантийные, сопроводительные, претензионные и т.д.

         В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. К тексту письма предъявляются следующие требования:

-             ясность;

-             полнота информации;

-             простота изложения;

-             грамотность;

-             уважительность в обращении.

Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием компьютерных сетей (электронная почта).

Правила оформления служебных писем

       1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

      2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты: адресат, дата, индекс документа, ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом, заголовок к тексту, текст, возможно отметка о наличии приложения
подпись, фамилия и телефон исполнителя

       3. Письмо составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

         4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).

         5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

          6. Служебное письмо может быть  адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица  - в дательном:

                                                                                                           АО "Глория"
                                                                                                           Начальнику отдела

                                                                                                           маркетинга
                                                                                                           О.И.Белову

После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

АО"Глория"
Начальнику отдела   маркетинга
О.И.Белову

123100 Москва
Красная, 12

          7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех

реквизитов Адресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

          8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом.  Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным.  Он   формулируется обычно так: "Об изменении ...", "О создании ...", "О проведении ..." и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформлять.

          9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную:

-  в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы;
-  в основной части формулируется основная цель письма.

Письмо с продольным расположением реквизитов (с продольным штампом)

Письмо с угловым расположением реквизитов (угловым штампом)