Лекция 4. Юридическая сила документа

    Как правильно оформить документ, что бы он имел юридическую силу?


Документы являются важнейшим носителем информации во многих областях деятельности человека, прежде всего в производственной. Документы имеют важнейшее значение в обеспечении права собственности, при возникновении споров или предъявлении претензий и исков в суд.

   Одним из основных требований, предъявляемых к документам, является соответствие их правовым нормам и требованиям, возможность использования их как решающее доказательство достоверности каких-либо фактов. Свойство документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий называют ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛОЙ. Юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством и установленным порядком оформления.

    Отсутствие или неправильное оформление реквизитов документа может привести к тому, что документ не будет иметь юридической значимости. Так, например, отсутствие подписи или даты делают документ недействительным. Вместе с тем, если в письме не будет заголовка или не указан исполнитель, это вызовет трудности в работе с письмом, но не повлияет на его юридическую силу.

      К юридически значимым относятся следующие реквизиты:

• подпись,
• дата документа,
• печать,
• гриф утверждения,
• регистрационный номер документа
• гриф согласования.

Подпись. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя

всю полноту ответственности за все изложенное в нем и за возможные последствия от введения документа в действие. Право подписи дается определенным лицам – это как правило директор, его заместители, руководители структурных подразделений. Нельзя оформлять подпись небрежно. Рекомендуется личную подпись проставлять в документах так, чтобы были хорошо читаемы три первые буквы фамилии или инициалы и первая буква фамилии.

          Дата. Если нет даты в документе, то он недействителен. Нужно обращать внимание на точность даты. Так, например, при подписании договора одна из сторон просит другую сторону поставить более раннее число, якобы для общей выгоды. На самом деле для одной из сторон сокращается срок исковой давности в случае невыполнения второй стороной каких-либо обязательств.

       Печать. Нужна для заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах. Печать свидетельствует о подлинности документа. Большая часть документов предприятия не требует заверения печатью. Печать проставляется лишь на документах, издание которых влечет какие-либо правовые или материальные последствия, например, создание, реорганизацию, передачу материальных прав и т.д.

           Гриф утверждения. Свидетельствует о введении документа в действие, распространение его действия на работников предприятия или на определенных лиц. Новые документы приобретают только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом. Обязательному утверждению подлежат:

(уставы, положения, штатные расписания, акты проверок, должностные инструкции, сметы, планы и т.д.).

     Регистрационный номер. Это дополнительная гарантия подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документам предприятия.

Каждому предприятию в своей деятельности приходится делать копии различных документов. Для того, чтобы копия документа имела юридическую силу подлинника, ее необходимо заверить. С этой целью используют реквизит «отметка о заверении копии». Копии заверяются руководителем или должностным лицом (начальником отдела кадров) с проставлением печати.