Лекция 12. Акт.

Акт — это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.

Составлять акты имеют право комиссии — как постоянно действующие, так и специально назначенные приказом руководителя организации.

В случаях когда нужно подтвердить актом какой-то факт или событие (например, опоздание сотрудника на работу или отказ работника от ознакомления или от подписи под каким-либо документом), для составления акта в оперативном порядке, без издания приказа, привлекаются работники организации, которые могут подтвердить данный факт.

 В некоторых случаях акт может быть составлен одним лицом, уполномоченным организацией, осуществляющей контрольные и/или надзорные функции. Например, единолично имеют право составлять акты налоговый инспектор, санитарный инспектор, пожарный инспектор.

Акты оформляют, как правило, на общем бланке, указывая на нем наименование вида документа: АКТ. Для стандартных ситуаций разработаны типовые формы актов, например акт о списании малоценных предметов, акт расследования несчастного случая и др.

Следует заметить, что дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту составления акта.

Основными элементами акта являются:
Заголовок к тексту.
Вводная часть текста:
– основание для работы комиссии;
– состав комиссии;
– перечень приглашенных работников («Присутствовали:» или «Приглашенные:»).
Основная часть текста:
– констатирующая часть акта;
– заключительная часть акта.
Отметка о наличии приложений (если они имеются).
Указание количества экземпляров акта и их местонахождения (если необходимо).
Подписи председателя и членов комиссии.
Визы ознакомления.
Отметка о направлении документа в дело.

Заголовок к тексту акта чаще всего отвечает на вопрос «Чего?» (родительный падеж), например:
АКТ проверки…;
АКТ ревизии…;
АКТ сдачи-приемки… .
Иногда заголовок к тексту акта формулируют с предлога «О» или «Об», например:
АКТ о приеме-передаче оборудования;
АКТ о выделении к уничтожению дел и документов.

Основанием акта могут быть нормативные документы, планы, графики, приказы, факты или события, устные указания руководства.
В разделе «Основание:» указывают название документа, на основании которого проводится проверка, дату и номер этого документа; либо ссылаются на факт или событие, послужившее причиной проверки; либо — на устное указание соответствующего руководителя. Например:
Основание: приказ от 00.00.0000 № 00  «О проведении проверки…».
Основание: устное указание главного бухгалтера Уткина У.У. от 00.00.0000.
Основание: график проведения инвентаризации от 00.00.0000 № 00.
Основание: авария отопительной системы 00.00.0000.

В раздел акта «Приглашенные:» или «Присутствовали:» включают:
– работников, которых непосредственно касается проводимая проверка;
– должностных лиц, присутствие которых желательно или обязательно при проведении проверки, например заместителя руководителя организации, курирующего данное направление деятельности или представителя вышестоящей организации;
– специалистов (экспертов), которые могут оказать помощь комиссии в решении специальных вопросов, возникающих в ходе проверки.
При перечислении указывают должности, фамилии и инициалы присутствующих лиц. Если приглашен работник другой организации, в названии должности указывается наименование организации.
При принятии решения по результатам проверки в голосовании принимают участие только председатель и члены комиссии.

Констатирующая часть акта печатается с нового абзаца и начинается с указания даты или периода времени, в течение которого происходило заактированное событие (например, проверка чего-либо). Например:
10 февраля 2005 г. комиссия проверила…
Или:
В период с 16.01.2005 по 18.01.2005 комиссия проверила…
Далее излагают цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, дается описание установленных фактов, методов, которыми велась проверка, ее результатов.
Текст констатирующей части при необходимости может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в виде таблицы.

Заключительная часть акта печатается с нового абзаца и может содержать заключения, выводы, рекомендации, предложения комиссии. Однако комиссия может ограничиться только выводами, сделанными на основании проведенной проверки.
Текст заключительной части также может делиться на пункты и подпункты.

Вопрос:

Комиссия пришла к определенным выводам, которые зафиксированы в заключительной части акта. Один из членов комиссии не согласен с этими выводами. Каким образом особое мнение одного из членов комиссии будет отражено в акте?

 Особое мнение одного из членов комиссии оформляется на отдельном листе как приложение к акту.

При наличии приложений на них делается ссылка в соответствующем пункте акта. Отметка о наличии приложения оформлена ниже заключительной части по правилам ГОСТ Р 6.30-2003. Например:
Приложение: 1. Справка о … от 00.00.0000 № 00 на 2 л.
                        2. Особое мнение Киянова Н.П. на 1 л.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе организаций и должностных лиц или нормативным документом, регламентирующим его составление. Если в этом есть необходимость, количество экземпляров акта и их местонахождение указывают следующим образом:
Составлен в 3-х экземплярах.
1-й экз. направлен в дело № 02-17;
2-й экз. — директору;
3-й экз. — главному бухгалтеру.

Акт подписывают составители акта. Если проверка проводилась комиссией, акт подписывают председатель и все члены комиссии. Например:
Председатель комиссии                    Подпись                             И.О. Фамилия
Члены комиссии                                Подпись                             И.О. Фамилия
                                                            Подпись                             И.О. Фамилия
                                                            Подпись                             И.О. Фамилия
Если к составлению акта по какому-либо конкретному факту были привлечены работники организации, которые были свидетелями данного факта и могут его подтвердить, их подписи оформляют следующим образом:
Подпись                             И.О. Фамилия
Подпись                             И.О. Фамилия
Подпись                             И.О. Фамилия
Должности работников, составивших акт, при подписании не указываются, но должны быть указаны во вводной части акта.

Вопрос:

Подлежат ли акты утверждению?

Акты проверок побуждают, но не обязывают руководителя принимать решения, поэтому все акты проверок подлежат обязательному утверждению для придания им административной силы. Именно после утверждения акты проверок регистрируются и подшиваются в дело. Утвержденный акт проверки может стать основанием для издания распорядительного документа. Акт проверки, не утвержденный руководителем, не может рассматриваться как документ и не подлежит регистрации и хранению.
Акты сдачи-приемки и акты, фиксирующие какие-либо факты или события (например, факт опоздания работника на работу), не нуждаются в утверждении. При необходимости на их основании издаются распорядительные документы.

Чем отличаются акты сдачи-приемки от актов проверок?

Акты сдачи-приемки составляются представителями принимающей и передающей сторон.
В актах сдачи-приемки, как правило, не приводится основание для составления акта.
В констатирующей части текста перечисляют, что конкретно передается по данному акту, с указанием количества, комплектности и прочих необходимых сведений.
Акты сдачи-приемки подписывают представители принимающей и передающей сторон, составившие акт.

С актами знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляется виза ознакомления:
С актом ознакомлены:
Подпись               И.О. Фамилия
Дата ознакомления

Вопрос:

Проверка проводилась с 12 по 15 октября 2014 г., машинистка напечатала акт 16 октября, члены комиссии подписали его 17 октября, а председатель — 18 октября. В дело акт был подшит 19 октября. Какая дата будет являться датой акта?

По общему правилу, дата документа — это дата принятия решения. Скорее всего, решение по результатам проверки принимается в последний ее день, поэтому датой акта будет 15.10.2014.